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近期有大型比賽和活動因安排混亂而成為焦點，甚至有人質疑香港是否已經沒有懂得舉辦大型活動的專才。
但究竟甚麼才算是「專家」？
有經驗、有知識、有資源，當然重要。然而即使一個活動已經舉辦過很多屆，也不代表今次一定不會出錯。每一年都有新的元素、新的團隊、新的合作夥伴、新的參加者，以至新的外圍環境。這些變數，本身就足以令風險重新出現。
即使是最專門做體育活動的公司，配合最熟悉項目的體育總會，也沒有人能保證百分百零失誤。
很多時候，一場活動是否成為新聞，會否上東張，會否在社交媒體持續發酵，除了要看事件本身有多嚴重，亦與活動及主辦機構本身有多受關注有關。
曾看過一些大型活動風險管理分析指出，公開招募、多人參與、戶外場地、涉及兒童或受保護人士、有名人或官員出席等，均屬較高風險活動元素。偏偏這些元素，往往又正正是活動希望擁有的內容。
因為如果甚麼都沒有，活動又為何要辦？
當風險思維變成「甚麼都不要做」
很多老闆、贊助商或主辦單位其實十分清楚每個環節都可能存在風險。尤其當近期發生過類似事故後，難免變得特別謹慎，甚至有點驚弓之鳥。小至運動飲品是否適合派給長者飲用，不如乾脆不派；飲用水會否被人惡意污染？不如乾脆自備；行李寄存是否要由主辦方承擔責任？不如乾脆不提供；大至兒童較難管理，不如乾脆不要舉辦兒童活動。
於是部分決定，往往傾向從主辦方角度出發，以最容易管理、最容易控制、最容易避免責任的方法處理。
但如果所有事情都只從「避免出事」的角度思考，而忽略參加者體驗和其他持份者的需要，那麼活動究竟是為誰而辦？活動又為何要辦？
有時候，「多做多錯，不做不錯」看似最安全，但不做某些選擇，其實同樣會帶來後果。
風險從來不是消失，而是被管理
過去羅拉曾接觸過一些與危機評估相關的工作，例如在接近民居的位置進行爆破工程。
這類工程的風險極高，潛在後果亦十分嚴重。但事實上，不少鄰近民居的鐵路及大型基建，最終都能夠安全完成。原因不是因為風險不存在，而是因為大家接受風險存在，並願意投放大量資源和專業力量去管理風險 — 詳細的程序、監管機制、風險評估、模擬分析、應變方案，以至持續監察，都被視為理所當然。不同專家和持份者會參與其中，一步一步將風險控制在可接受範圍之內。
相比之下，體育活動或大型公眾活動帶來的風險看似沒有那麼巨大，因此很多時容易被低估。
但一個涉及大量參加者、義工、合作伙伴、場地、天氣、交通、媒體、突發事故，以及公眾期望的活動，其實同樣存在不少需要管理的風險和變數，本身也是一個複雜系統。當中任何一個環節出現偏差，都可能產生連鎖反應。
天氣總是不似如期
現實情況是，大型工程通常擁有較充足的時間、人才和資源；很多活動卻未必如此。有時候預算不足、有時候時間倉促、有時候人手有限，也有時候是因為主辦方、贊助商或其他持份者的期望，而要勉強上馬。
經歷過活動籌辦的人，大概都會明白當中的掙扎。
當然，一旦出現問題，主辦方難辭其咎，亦必須承擔責任及從中學習。
但羅拉仍然相信，大部分活動搞手最初的想法，其實都很簡單，就是希望活動能夠順利舉行，希望參加者有一個愉快而安全的體驗。
從錯誤之中累積能力
每一次事件背後，除了值得被檢討的地方，往往亦反映出風險管理、資源配置、持份者期望與現實條件之間的複雜平衡。
或許，一個城市能否做好大型活動，從來不是因為它從不犯錯，而是因為它願意正視風險、累積經驗、持續改善，並在每一次挑戰之後做得更好。
山季、跑季即將開鑼。
希望每一位參加者、義工、主辦單位和合作伙伴，都能平安完成每一場賽事。
也希望每一次成功，除了掌聲之外，我們都能看見背後那些不為人知的準備、努力與風險管理。
因為一場順利完成的活動，很多時候不是因為沒有風險，而是因為有人默默把風險管理好了。
